Par Stéphane Astier et Marie Torelli
En un an, les e-mails de 100 salariés émettent autant de CO2 que 13 allers-retours entre Paris et New York. Selon un rapport du sénat, ce chiffre devrait augmenter de 60% d’ici 2040.
Face à ce constat, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à chercher des solutions pour réduire leur empreinte carbone numérique sans pour autant, ralentir leur activité.
Un vrai casse-tête s’annonce pour assurer et garantir cette sobriété numérique ; pilier indispensable de l’ecology by design dont nous parlions il y a quelques semaines.
Entreprises, établissements publics, associations, etc. ; tous sont concernés et s’est une bonne chose. Les pratiques doivent changer et il est aujourd’hui évident que la sauvegarde du climat et plus généralement de la planète passera par cette double direction positive : la sobriété du numérique et la sobriété par le numérique.
Ainsi, à côté des green tech existantes et à venir, ce sera bien nos vilaines habitudes qu’il conviendra de changer. Et il se pourrait bien que tout cela commence face à notre PC, au travail.
En effet, pour impulser efficacement ce changement, chaque employeur dispose de son règlement intérieur et plus spécifiquement de l’annexe dédiée à l’encadrement de l’utilisations des outils de communication mis à disposition des salariés et collaborateurs. La charte « utilisateurs des systèmes d’information » souvent dénommée « Charte informatique » constitue par nature un outil efficace permettant de déployer des nouvelles règles de sobriété numérique en participant activement à la transformation durable des usages.
La charte informatique, levier pertinent de la transition écologique
On désigne par « charte informatique » le document fixant les droits et les obligations des utilisateurs des systèmes d’information d’une entreprise.
Cette Charte est principalement associée à la sécurité des systèmes d’information, la protection du patrimoine informationnel de l’organisation, la confidentialité des échanges ainsi qu’à la préservation de la vie privée des salariés sur leur lieu de travail.
Souvent, annexée au règlement intérieur la Charte Utilisateurs des SI devient opposable à tout utilisateur des moyens de communication mis à disposition par l’organisation. Cela couvre ainsi les salariés les stagiaires ou encore les freelance…
En plus de son opposabilité, la charte informatique présente également un caractère coercitif facilement mobilisable. Les manquements aux règles qui y sont listées sont en effet susceptibles de faire l’objet de sanctions disciplinaire et/ou contractuelles, en fonction de leur gravité et du statut de l’utilisateur concerné.
Relevant d’un régime juridique spécial, la Charte Utilisateurs des SI doit notamment faire l’objet d’un avis consultatif des Instances Représentatives du Personnel. Dans le cadre de cette demande d’avis, employeur et représentant des salariés pourront s’associer en vue de définir des règles simples participant à la sobriété numérique. Pourront en outre être associées à ces règles diverses documentations informationnelles (livres blancs, FAQ, note d’information, …) ou encore des sessions spécifiques de sensibilisation aux enjeux de la sobriété numérique.
Pour toutes ces raisons, la charte informatique a vocation à constituer un levier pertinent pour engager le plus grand nombre dans la sobriété numérique.
Les 5 mesures à mettre en place pour la sobriété numérique de votre entreprise
Outre l’achat de matériel responsable et labellisé, les organisations privées comme publiques disposent, avec la Charte Utilisateurs des SI d’un outil leur permettant d’imposer des règles de sobriété numérique aux utilisateurs de leur système d’information et, ainsi, de réduire durablement et efficacement leur empreinte carbone.
Au sein de cette charte ou de toute documentation spécifique associée, pourront notamment être intégrées les mesures spécifiques suivantes :
- Rendre le tri et l’archivage récurrent des emails obligatoire. Stocker un mail pendant un an émet 10 grammes de CO2 soit autant qu’une ampoule électrique allumée pendant 1h.
- Éteindre son poste de travail lorsqu’il n’est plus utilisé. En plus de constituer une mesure de sécurité particulièrement efficace, ce simple usage permet de réduire considérablement la consommation d’énergie d’une entreprise.
- Limiter l’envoi de pièces-jointes lourdes. Plus un email est lourd, plus il pollue. Il convient donc non seulement de privilégier les emails succincts, mais également de limiter l’envoi de pièces-jointes trop volumineuses
- Limiter le stockage sur le cloud. En France, 10% de l’électricité produite est consommée uniquement par les data centers. Là encore, une politique de tri doit être mise en place afin de ne stocker que les fichiers indispensables à l’activité de l’entreprise sur le cloud. Les brouillons, versions intermédiaires ou encore les fichiers personnels ne devraient pas être stockés sur le cloud, mais sur des supports locaux.
- Imposer l’utilisation d’un navigateur peu énergivore. A ce titre, selon une étude du green cod lab, le navigateur chrome consommerait beaucoup plus d’énergie que les autres.
Ces éco-gestes participent à une adaptation globale des usages et viennent utilement compléter les engagement pris par les organisations en matière de RSE.
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Depuis plus de 25 ans, le Cabinet HAAS Avocats accompagne ses clients privés comme publics dans le déploiement de nouvelles technologies durables (Green Tech) ainsi que dans l’encadrement juridique des mesures dédiées à la sobriété numérique.
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