Par Anne Charlotte Andrieux et Rebecca Käppner
Dans la continuité de son ancienne norme simplifiée NS 57, la CNIL est venue apporter des précisions nouvelles quant à l’emploi de dispositifs d’enregistrement téléphonique et leur valeur probatoire.
Ce positionnement fait directement échos aux thématiques prioritaires de contrôle annoncées par la Commission pour 2022, parmi lesquels la prospection commerciale considérée comme un des « irritants du quotidien des français et un sujet récurrent de plainte » auprès de la CNIL.
La CNIL vient appuyer le fait que les enregistrements, notamment conservés à des fins de preuve de la formation d’un contrat, doivent être strictement nécessaires et respecter les principes fondamentaux du RGPD, et en particulier, l’information préalable de la personne concernée.
Un professionnel peut réaliser des enregistrements téléphoniques à des fins de preuve de la formation du contrat à condition que ces derniers soient nécessaires. Ce critère implique que le professionnel ne dispose pas d’autres moyens pour prouver qu’un contrat a été conclu et donc qu’on ne se trouve pas en présence d’une autre modalité de preuve tel qu’un document écrit.
S’agissant des contrats écrits, la preuve de la conclusion du contrat repose sur la transmission des documents que la loi impose. Dans l’hypothèse d’un contrat souscrit oralement, si l’enregistrement des conversations téléphoniques apparait nécessaire, il conviendra toutefois de veiller au fait que les données personnelles collectées soient limitées au strict nécessaire. Dès lors, l’enregistrement n’apparait légitime qu’à partir du moment où l’objet de la conversation porte distinctement sur la conclusion d’un contrat.
La collecte de données bancaires représente un cas particulier à raison des risques de fraude inhérent à leur traitement. Si l’enregistrement des données bancaires n’est pas prohibé la CNIL recommande la mise en place d’un dispositif permettant d’interrompre ou de supprimer l’enregistrement au moment où la personne concernée prononce ces données.
Dans le secteur financier et des assurances certaines hypothèses d’enregistrement sont expressément prévues par la loi.
Ainsi, l’art. L. 533-10-5 du Code monétaire et financier oblige les prestataires de services d’investissement à conserver un enregistrement des transactions qu’ils réalisent. De même l’art. L.122-2-2 du Code des assurances, ainsi que le récent décret n°2022-34 du 17 janvier 2022 relatif aux démarches téléphoniques en assurance prévoient des modalités particulières de conservation des enregistrements pour permettre la réalisation de contrôles par les autorités de régulation compétentes (ACPR, DGCCRF).
A l’instar de tout autre traitement, le responsable de traitement a l’obligation de délivrer à la personne concernée par l’enregistrement l’ensemble des informations prévues au titre de l’article 13 du RGPD. S’agissant des modalités d’information, la CNIL recommande une information à deux niveaux tel que préconisé habituellement par le CEPD :
A toutes fins utiles, la Commission rappelle également qu’en vertu du droit d’accès (art. 15 du RGPD) la personne concernée peut à tout moment solliciter communication de l’enregistrement.
En complément de l’obligation générale du responsable de traitement de mettre en œuvre des mesures de sécurité techniques adéquates, l’accès aux enregistrements devra être limité aux personnes habilitées de l’entreprise et des mesures devront être mises en place afin de contrôler les personnes qui ont ou ont eu accès à ces données. Cela peut impliquer la mise en place par le professionnel de dispositifs de traçabilité informatique.
La durée de conservation des enregistrements devra être corrélée à la durée du contrat ou correspondre au délai légal prévu par le texte (si existant).
La durée dépend dès lors de la nature du contrat et devra tenir compte du délai de prescription de 5 ans en matière civile.
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