Par Anne-Charlotte Andrieux
Alors qu’au printemps dernier la CNIL et le Ministère du travail s’intéressaient à la recrudescence des dispositifs de relevé de température corporelle des salariés à l’entrée des locaux professionnels, il est désormais question de l’installation de badgeuses photographiques.
1. Vie privée et contrôle des salariés
La Commission a déjà eu l’occasion de se prononcer à plusieurs reprises sur le développement de technologies destinées à faciliter le contrôle des accès et du temps de travail ainsi sur le risque que ces procédés peuvent faire peser sur la vie privée des employés. Si ces contrôles poursuivent des finalités légitimes au regard de la sécurité et de la gestion du personnel, des limites à leur utilisation se sont avérées nécessaires pour préserver les droits et libertés de chacun.
Il en résulte notamment que pour le contrôle des salariés, les dispositifs sans biométrie sont à privilégier dès lors qu’un système de badge est suffisant ou que les locaux ne revêtent pas une particulière sensibilité. Dès lors, la biométrie est considérée comme un moyen disproportionné lorsqu’il s’agit uniquement de contrôler les horaires de employés .
Dans la droite ligne de ces recommandations, la Cour de cassation a estimé que « l’utilisation d’un système de géolocalisation pour assurer le contrôle de la durée du travail ([…] n'est licite que lorsque ce contrôle ne peut pas être fait par un autre moyen, fût-il moins efficace ».
Le Conseil d’Etat précisant également qu’« En dehors de cette hypothèse, la collecte et le traitement de telles données à des fins de contrôle du temps de travail doivent être regardés comme excessifs ».
Cette même balance des intérêts a été effectuée s’agissant des dispositifs de relevé de température corporelle ou de l’emploi de systèmes de géolocalisation des véhicules des salariés.
A l’issue de la période de confinement, marquant le retour des salariés sur leur lieu de travail, les autorités de régulation s’accordaient à dire que l’obligation incombant à l’employeur d’assurer la sécurité de son personnel ne pouvait motiver l’installation de dispositifs automatisés de collecte des données de santé. Les prises manuelles de température à l’entrée d’un site et sans constitution d’un fichier, ni remontée d’information, ne sont en revanche pas soumises à la règlementation sur la protection des données personnelles.
De manière analogue, la Commission encadre strictement l’utilisation de système de géolocalisation des véhicules des salariés. S’ils peuvent être utilisés pour calculer le temps de travail de certains salariés, c’est à la condition que ce contrôle ne puisse s’effectuer par le biais d’un autre dispositif.
2. Sur le caractère excessif des badgeuses photographiques
La CNIL déclare avoir reçu six plaintes provenant d’agents publics et de salariés relatives à l’installation sur leur lieu de travail de dispositifs de contrôle par badge intégrant une prise de photographie obligatoire et systématique deux à quatre fois par jour. Le procédé avait pour finalité affichée de contrôler la durée de travail des salariés. A l’issue, la CNIL a diligenté une série de contrôle concluant au caractère excessif de l’utilisation de système de pointage photographique au sein de différents organismes publics et privés. Le dispositif n’apparaissait ni nécessaire, ni proportionné au regard des objectifs poursuivis par les employeurs.
Estimant que le badgeage traditionnel, sans recours à une fonctionnalité photographique, permet déjà de satisfaire les finalités de contrôle des horaires des salariés, la Commission a exigé un retrait pur et simple du dispositif sous trois mois.
A cet égard, la CNIL rappelle que le principe de minimisation des données issu du RGPD oblige l’employeur à privilégier des dispositifs de contrôle proportionnés au regard des nécessités de l’organisme concerné tel qu’exigé à l’article L1121-1 du code du travail.
3. Les bonnes pratiques
Ces nouvelles précisions de la CNIL confirment la nécessité pour les employeurs d’intégrer certaines bonnes pratiques lorsqu’ils envisagent l’installation d’un dispositif de contrôle de l’accès et des horaires de leurs salariés.
- Respecter la proportionnalité: l’employeur doit mettre en œuvre des technologies de contrôle adaptées au regard des finalités poursuivies
- Garantir le respect de la vie privée: le système ne doit pas être utilisé pour contrôler les déplacements à l’intérieur des locaux, ni les déplacements des représentants du personnel dans l’exercice de leur mandat
- Cloisonner les données: seules les personnes habilitées doivent avoir accès aux données
- Encadrer les durées de conservation: les données relatives aux accès doivent être supprimées 3 mois après leur enregistrement, tandis que les données collectées pour le suivi du temps de travail doivent être conservées pendant une durée de 5 ans
- Informer les salariés: l’information des représentants du personnel est obligatoire. L’information des salariés peut se faire par voie d’avenant ou par une note de service.
- Sécuriser l’accès aux données: la consultation des données issues du dispositif doit être encadrée par une politique d’habilitation et une journalisation des accès.
***
Vous êtes employeur et vous souhaitez mettre en place un système de contrôle de l’accès ou du temps de travail de vos salariés ? Vous vous interrogez sur vos obligations en la matière ? Le traitement des données personnelles et la mise en conformité constituent désormais des objectifs essentiels au regard du présent règlement et de la législation française, N’hésitez pas à nous consulter.
Le Cabinet HAAS Avocats accompagne depuis plus de 20 ans ses clients dans leur transition digitale ainsi que dans la mise en conformité de leurs jeux de données.
