RH & Recrutement : quelles données peuvent être collectées ?

RH & Recrutement : quelles données peuvent être collectées ?
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Par Haas Avocats

Parmi les principes fondamentaux relatifs au traitement des données à caractère personnel, il en est un auquel les employeurs doivent particulièrement être alerté dans le cadre du recrutement de leurs salariés : c’est le principe de la minimisation des données.

En ce sens, ne doivent être collectées que les données « adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées »[1].

Afin de guider les employeurs dans la mise en place de leur processus de recrutement, la CNIL a, dès janvier 2023, publié un guide du recrutement[2].

Pourtant, certains mauvais élèves s’obstinent à faire la sourde oreille. La CNIL est ainsi récemment intervenue en mettant en demeure une société de minimiser les données collectées lors de son processus de recrutement.

Le principe de minimisation des données en matière de recrutement

Le code du travail encadre la collecte de données personnelles d’un candidat à l’occasion de son recrutement[3] :

  1. La finalité de la collecte ne doit consister qu’en l’appréciation de la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé ou ses aptitudes professionnelles ;
  2. Les informations pouvant être demandées « doivent présenter un lien direct et nécessaire avec l’emploi proposé ou avec l’évaluation des aptitudes professionnelles ».

Dans le cadre de la mise en demeure précitée, la CNIL a rappelé que la collecte de certaines informations lors du recrutement n’est pas justifiée, dont :

  • Les informations relatives aux membres de la famille du candidat ;
  • Le lieu de naissance du candidat ;
  • Les informations relatives à la nationalité du candidat[4];
  • Le montant des salaires perçus par le candidat (un grand classique) ;
  • …etc

La CNIL précise cependant qu’il peut appartenir au candidat de justifier ses prétentions salariales.

Le principe de non-discrimination lors du processus de recrutement

En suivant le Code du travail, le principe de minimisation n’est pas la seule règle encadrant le recrutement.

En effet, l’employeur doit également veiller à ne procéder à aucune discrimination illicite des candidats[5]. En ce sens, il ne peut traiter aucune information à cette fin, et aucune des données transmises par le candidat dans le cadre de la vérification de ses compétences et des qualifications requises ne doit faire l’objet d’une interprétation discriminante.

A titre d’exemple, l’âge d’un candidat ou son adresse ne peuvent en aucun cas servir à l’écarter lors du processus de recrutement. Pour autant, l’âge pourrait être demandé pour évaluer l’ancienneté du candidat par rapport à sa carrière professionnelle, lorsque cela est nécessaire au regard du poste visé. De la même manière, la possession d’un titre autorisant un étranger à travailler en France pourrait être sollicitée, sans pour autant lui porter préjudice.

En réalité, la CNIL ne fait qu’adapter des principes généraux de droit du travail au traitement des données à caractère personnel. Au-delà de tout traitement automatisé de données personnelles, les principes de minimisation et de non-discrimination s’appliquent à tout type de recrutement, et en tout état de cause.

Cependant, il faut garder à l’esprit qu’une fois passé le stade de l’embauche et le candidat devenu salarié, l’employeur pourra collecter un certain nombre de données supplémentaires (état civil complet, numéro de sécurité sociale…), au regard de son intérêt légitime à accomplir les formalités obligatoires lui incombant[6].

***

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[1] Article 5 §1.c) du RGPD

[2] Le guide du recrutement | CNIL

[3] Article L 1221-6 du code du travail

[4]Toutefois certaines informations peuvent être sollicitées pour les emplois relevant d’un secteur régalien (justice, affaires étrangères…). Dans cet exemple, la CNIL estime qu’un niveau de détail agrégé sous la forme d’options pourrait suffire (par exemple ; « français », « ressortissant de l’UE » ou « hors UE »).

[5] Article L 1132-1 du Code du travail

[6] Telles que la déclaration préalable à l’embauche ou la déclaration sociale nominative, etc

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