Par Stéphane Astier et Anne-Charlotte Andrieux
Les réseaux sociaux constituent une source de communication désormais largement plébiscitée par les entreprises. Ces outils constituent en effet un atout commercial majeur en permettant la diffusion rapide et facile de contenus à grande échelle. Toutefois, l’attractivité et la simplicité de leur utilisation peut faire oublier les risques de dérives liés à leur utilisation.
En témoignent les nombreux « bad buzz » et autres affaires dans lesquelles des organisations se retrouvent ciblées par de larges communautés d'internautes avec des discours négatifs, agressifs voire dénigrants ou diffamants mettant à mal l'image de l'entreprise.
Ces risques ne sont pas à négliger dans la mesure où toute publication sur les réseaux est susceptible d’emporter de lourdes conséquences que ce soit en termes de réputation, d’attractivité ou de relations clients.
Au regard de ces risques, fixer une stratégie de communication comportant un encadrement juridique précis et adapter apparaît essentiel.
En effet, que vous envisagiez d'augmenter votre visibilité sur les réseaux sociaux ou que vous bénéficiez déjà d'un positionnement fort sur ces médias, il sera opportun de prévenir les risques induits par ce type de communication tout en travaillant à la sensibilisation du personnel habilité pour gérer cette communication spécifique. Il sera également pertinent de se doter d'outils juridiques dédiés permettant de réagir efficacement en cas de situation de crise.
La formalisation d'un guide juridique d'encadrement de l'utilisation des réseaux sociaux vise précisément à remplir ces objectifs essentiels.
1. Quels sont les enjeux liés à l’utilisation des réseaux sociaux par les employés ?
Maîtriser sa communication
Une communication profitable est une communication maitrisée.
A l’heure où les retweets et les partages LinkedIn fusent en quelques secondes, une publication hasardeuse ou volontairement nuisible peut mettre à mal toute une campagne média, voire la réputation de l’entreprise.
Pour prévenir ce risque et responsabiliser vos salariés, il convient d’encadrer strictement l’usage des réseaux sociaux pour le compte de l’entreprise.
Lorsque des salariés représentent officiellement l’entreprise sur les réseaux, ils sont susceptibles d’engager sa responsabilité. Par conséquent, il est impératif que chaque salarié amené à publier pour le compte de l’entreprise dispose d’une visibilité claire sur les règles à respecter. Ces règles sont à définir à l’aune de la stratégie de communication définie en interne et permettront d’harmoniser les pratiques.
Sensibiliser les employés sur l’usage des réseaux
Des propos, même tenus à titre personnel par un salarié peuvent avoir une incidence sur l’entreprise et sa réputation. Dès lors, il appartient à l’employeur de mettre en place les moyens adéquats pour limiter la probabilité d’une communication qui porterait atteinte à sa réputation.
La difficile mission de l’employeur revient à :
- Concilier la liberté d’expression dont jouit chaque employé et la prévention des abus
- Inciter les employés à opérer une distinction entre ce qui relève de la sphère privée et ce qui relève de la vie professionnelle.
A ce titre, l’élaboration d’un guide juridique d'encadrement des réseaux sociaux donne l’opportunité à l’employeur de sensibiliser ses employés sur les risques liés à leur communication personnelle en incitant à la prudence et informant sur les précautions à adopter.
2. Exemples de risques à prendre en compte avec les réseaux sociaux
Le bad-buzz
L’influence majeure des réseaux sociaux fait courir un risque important de crise communicationnelle. Une communication mal maitrisée est susceptible de jeter le discrédit sur un produit, un service ou sur l’entreprise toute entière.
La divulgation accidentelle d’informations
Une communication hasardeuse fait également courir le risque d’une atteinte au capital informationnel de l’entreprise. La fuite d’informations sensibles ou stratégiques est susceptible de mettre à mal les mesures de protection déployée pour préserver de savoir-faire de l’entreprise.
3. Quelles sont les bonnes pratiques en entreprise ?
Afficher les règles pour une communication claire
Le guide réseau sociaux doit exposer clairement et de façon compréhensible les procédures internes à respecter en matière de communication telles que :
- les éventuelles autorisations à obtenir en interne
- la charte graphique applicable
- les pratiques éditoriales autorisées
- ou encore les règles de sécurité des comptes à respecter.
En outre, pour éviter toute divulgation accidentelle d’informations, l’employeur doit veiller à identifier les informations d’ordre confidentiel.
Sensibiliser les salariés sur les enjeux liés aux réseaux sociaux
Qu’il s’agisse d’une communication sur un compte professionnel de l’entreprise ou sur un compte personnel d’un employé, le guide réseaux sociaux doit inciter à une communication claire, professionnelle et exemplaire.
Pour ce faire, l’employeur pourra rappeler à ses employés les écueils à éviter : éviter les propos dénigrants ou diffamatoires, respecter les droits de propriété intellectuelle ou le droit à l’image des tiers.
Encourager les pratiques vertueuses
Les réseaux sociaux, lorsqu’ils sont utilisés à bon escient sont un formidable canal de communication à disposition des acteurs économiques. Le guide réseau sociaux sera l’occasion pour votre structure de définir une stratégie globale de communication pour favoriser la visibilité de vos activités et l’interaction de vos salariés sur les réseaux.
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Le Cabinet HAAS Avocats, fort d’une expertise de plus de vingt ans en droit des nouvelles technologies, accompagne régulièrement les entreprises dans le renforcement de leurs procédures de sécurité et de leurs stratégies de communication digitale.
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